El auge de las aplicaciones de mensajería instantánea ha conllevado que los usuarios utilicen estas aplicaciones en el ámbito profesional como medio de comunicación, bien sea de manera interna o con terceros, aumentando con ello el riesgo sobre los datos de carácter personal.

En caso que la entidad pretenda utilizar aplicaciones de mensajería instantánea en el ámbito profesional se deberán implementar las medidas de seguridad oportunas para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos, así como la normativa de Servicios de la sociedad de la Información y Comercio electrónico. A continuación, se procede a enumerar algunas obligaciones y recomendaciones a tener en cuenta:

1. Se deberá trasladar la información oportuna sobre el tratamiento de los datos a personas

trabajadoras y/o terceros con la finalidad de cumplir con el deber de información establecido en el artículo 13 del RGPD;

2. Se deberá obtener el consentimiento expreso, previo y legítimo de la persona trabajadora y/o de los terceros conforme aceptan el tratamiento de datos a través del aplicativo;

3. Cuando se pretendan realizar comunicaciones comerciales por medio de la aplicación a terceros, se deberá atender a lo establecido en el artículo 21 de la LSSI-CE:

a. Prohibición del envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación equivalente, como es una aplicación de mensajería instantánea, que previamente no hayan sido solicitadas o autorizadas expresamente (excepción del cuando exista una relación contractual previa artículo 21.2 LSSI-CE).

b. Se deberá ofrecer la posibilidad de oponerse al tratamiento de los datos para fines comerciales en cualquier momento y a través de un proceso sencillo y gratuito.

4. No se deberán difundir imágenes, audios ni videos de una tercera persona sin su consentimiento.

5. Se recomienda utilizar la aplicación como canal de comunicación a nivel informativo no como medio para compartir datos personales o información confidencial;

6. No se deberán enviar capturas de pantalla de conversaciones de otra persona sin su consentimiento;

7. En caso de añadir a una persona a un grupo es necesaria su autorización solicitando el consentimiento previo.

8. En caso de creación de un grupo de contactos dentro de la aplicación, los mismos no podrán tratar (visualizar, acceder, usar) los datos de otros miembros del grupo a no ser que se autorice por parte de dichos miembros. En estos casos, recomendamos crear una lista de distribución.

9. Utilización de la aplicación para comunicaciones que no requieran realizarse por otros medios formales;

10. En caso que la persona trabajadora o tercero ejerza un derecho se deberá trasladar el mismo al propietario de la herramienta informando sobre el derecho que se desea ejercer;

11. En el entorno laboral, cumplir con el derecho a la desconexión digital establecido en el artículo 88 de la LOPDGDD;

12. En el entorno laboral, se deberá formar a las personas trabajadoras sobre el correcto tratamiento de los datos personales de los clientes, así como, el uso adecuado de los grupos internos de la organización;

13. Se deberá llevar a cabo un análisis de riesgos respecto al uso de aplicaciones de mensajería instantánea previamente a implementar su uso para cualquier tratamiento.

14. Se deberá utilizar las aplicaciones de mensajería instantánea teniendo en cuenta los principios de privacidad desde el diseño y por defecto;

15. Se recomienda descargar las aplicaciones en las tiendas oficiales y que sean aplicaciones oficiales. Con ello nos aseguraremos que el software haya podido ser modificado de forma maliciosa;

16. Otras medidas de seguridad son:

a. Utilización de cifrado de extremo a extremo;

b. Mantenimiento del software actualizado;

c. Creación de contraseñas robustas, en su caso;

d. Activación de la verificación en dos pasos, en su caso;